Privacy en cookies

Privacyverklaring TopOrtho B.V.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door TopOrtho Nederland B.V., gevestigd te Hilversum en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 53195051.

Wij respecteren uw privacy. TopOrtho streeft ernaar om uw privacy zo goed mogelijk te waarborgen en gaat vertrouwelijk om met de informatie die u bij ons aanlevert. Bij de verwerking van persoonsgegevens nemen wij de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy in acht. In onze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan.

Categorieën persoonsgegevens

Door het gebruiken van onze website www.toportho.nl (hierna: website) en de daarop beschikbare diensten, laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat gebeurt ook bij ons in de praktijk in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst. Dat kunnen persoonsgegevens zijn zoals uw naam, adres, geboortedatum, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres en BSN. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken, evenals uw medische gegevens in verband met uw behandeling.

Grondslag voor gegevensverwerking

Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst tussen u en ons, bijvoorbeeld voor het abonneren op een nieuwsbrief of opsturen van gewenste informatie. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens en meer specifiek gezondheidsgegevens op basis de behandelovereenkomst die u met ons als patiënt gesloten heeft en de wettelijke regels daarvoor inclusief het beroepsgeheim. In dat kader verwerken wij ook uw gegevens ( incl. mobiel telefoonnummer) voor factoring en/of declaratie van de behandelingen die wij uitvoeren, conform wettelijke regels. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken vanwege een gerechtvaardigd belang, zoals het informeren over actualiteiten of wijzigingen in onze dienstverlening en kwaliteitsborging. Gegevens zoals naam, telefoon en emailadres kunnen incidenteel betrokken zijn bij het (intern) registeren van datalekken, conform onze wettelijke plicht. Zo ook bij het registreren en afhandelen van klachten en/of verzoeken van u als patiënt in verband met uw privacy-rechten. Het verwerken van persoonsgegevens houdt onder meer in het registeren, bewaren, gebruiken en inzien van persoonsgegevens.

Doeleinden gegevensverwerking

De persoonsgegevens die door ons worden verzameld, gebruiken wij onder andere voor het bijhouden van uw medisch dossier, het inplannen van een afspraak, het uitvoeren van een behandeling, de financiële afhandeling van de behandeling en het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening aan u, mede door intern statistisch onderzoek, kwaliteitscontrole dossiervoering en onderlinge intervisie middels casusbesprekingen. 

Cameratoezicht/beelden

Vanwege o.a. de veiligheid van u als patiënt, onze medewerkers, de praktijklocatie(s) en aanwezige bezittingen, vindt in en om de praktijk(ruimten) op sommige locaties van TopOrtho cameratoezicht plaats. Daarbij filmen wij alleen ruimten die algemeen toegankelijk zijn en wordt “real time” beeld weergegeven en slechts incidenteel beeldmateriaal opgeslagen. Het is mogelijk dat u op die beelden voorkomt als u de praktijk bezoekt.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derde partijen indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt plaats indien dat noodzakelijk is om de overeenkomst tussen u en ons uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld bij facturatie via een factoringmaatschappij of via uw zorgverzekeraar, of als een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft.

In sommige praktijken van TopOrtho is het gebruikelijk om patiënten via een beeldscherm in de wachtkamer op te roepen naar een bepaalde behandelstoel te gaan. In dat geval verschijnt uw naam (max 20-30 sec.) op een beeldscherm in de wachtkamer. Zodra u bij de behandelstoel bent, wordt die melding verwijderd.

Leveranciers/derden

Indien u met onze praktijk een contract afsluit en/of diensten levert, registreren wij uw naam, bedrijfsnaam, contactgegevens inclusief telefoonnummer, emailadres en functie bij het bedrijf, zodat op de juiste wijze contact met u kan worden gezocht. Die gegevens bewaren wij ten behoeve van huidige en toekomstige leveranties of diensten.

Bewaartermijnen

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is, voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Voor het bewaren van uw medische gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar uit de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (hierna: WGBO). Naast de WGBO houden we ook rekening met bewaartermijnen die voortvloeien uit andere wetgeving. Voor financiële gegevens, zoals betaalgegevens, geldt dat wij de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar hanteren.

Beveiligingsmaatregelen

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen, hebben wij passende beveiligingsmaatregelen getroffen. Zo hebben onder andere alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken of inzien zich contractueel verplicht tot geheimhouding of zijn gebonden aan het beroepsgeheim.

Naast organisatorische maatregelen worden ter bescherming van uw persoons-gegevens ook voldoende technische maatregelen genomen. Wij hanteren een gelaagde beveiliggingsstrategie: er zijn meerdere beveiligingslagen van toepassing. Hiermee wordt de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van onze IT-omgeving zo veel mogelijk gewaarborgd. Onze systemen worden 24/7 gemonitord.

Wij geven geen persoonsgegevens van u door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Verwijzingen naar websites van derden (via hyperlinks)

Om u van dienst te zijn, hebben wij op onze websites verwijzingen opgenomen naar websites van derden. Wij maken u er graag op attent dat wanneer u deze websites bezoekt, de voorwaarden uit de privacyverklaring van deze derden van toepassing zijn. Wij raden u aan om de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat u daar verder gebruik van maakt.

Het gebruik van cookies

Voor het functioneren van onze website maken wij gebruik van noodzakelijke en functionele cookies. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen of uitgelezen van het apparaat (zoals computer, tablet of mobiele telefoon) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Cookies zijn er in verschillende soorten. Volgens de wet mogen wij cookies op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Alle andere soorten cookies waarvoor wij uw toestemming nodig hebben (marketing cookies) gebruiken wij momenteel niet.

Uw rechten

Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen. Zo heeft u recht op inzage, rectificatie, aanvulling en het wissen van uw gegevens. Ook kunt u ons verzoeken om uw gegevens over te dragen aan u of aan een andere partij, of om de gegevensverwerking te beperken. Het staat u daarnaast vrij om bezwaar te maken tegen de verwerking van (een deel van) uw gegevens. U kunt bovendien uw toestemming voor de gegevensverwerking, indien van toepassing, altijd intrekken. U kunt uw verzoek bij ons kenbaar maken door via e-mail of telefonisch contact met de praktijk op te nemen. De contactgegevens van alle Dental Clinics Praktijken vindt u hier: Toportho praktijken. Wij zullen binnen 1 maand op uw verzoek reageren.

Klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht hierover indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Deze wijzigingen maken wij bekend op onze website. Wij raden u daarom aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Onze contactgegevens

Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacyverklaring? Dan kunt u daarover contact opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@toportho.nl. Reageren per brief kan ook:

TopOrtho Nederland
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 1700
1200 BS Hilversum